Überblick
Im Reiter Teilnehmer eines Interviews lädst du Personen ein, verfolgst ihren Fortschritt und erinnerst sie. Einladen, erinnern und entfernen dürfen die Person, die das Interview erstellt hat, und Nutzer mit der Rolle Manager.
Schritt 1: Den Status lesen
Für jede Person siehst du Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Status, wie viele Themen abgedeckt sind und die bisherige Zeit. Personen ohne Konto sind mit Extern gekennzeichnet. Über die Suche und den Statusfilter findest du Personen schnell.
Schritt 2: Teilnehmer hinzufügen
- Klicke auf Teilnehmer hinzufügen.
- Wähle Intern auswählen für eine Kollegin oder einen Kollegen mit Konto, oder Extern einladen mit Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse (je nach Freischaltung).
- Trage die Rolle der Person ein.
Die Einladung geht sofort per E-Mail raus. Personen mit Konto öffnen das Interview angemeldet, externe Personen erhalten einen persönlichen Link, der ohne Konto funktioniert.
Schritt 3: Eine Person erinnern
- Öffne in der Zeile der Person das Menü mit den drei Punkten und wähle Erinnern.
- Schreibe bei Bedarf eine Persönliche Nachricht (bis zu 1.000 Zeichen).
- Klicke auf Erinnerung senden.
Erinnern findest du auch auf der Startseite unter Deine offenen Punkte und in der E-Mail, die du erhältst, wenn eine Person nicht weiterkommt.
Schritt 4: Weitere Aktionen nutzen
- Einladung erneut senden: schickt die ursprüngliche Einladung noch einmal.
- Einladungslink kopieren: kopiert den persönlichen Link, damit du ihn auf anderem Weg schicken kannst.
- Transkript kopieren: kopiert das bisherige Gespräch in die Zwischenablage.
- Als abgeschlossen markieren: beendet die Teilnahme vorzeitig. Offene Fragen bleiben unbeantwortet, der Wissensbericht entsteht aus dem bisher Gesagten. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
- Teilnehmer entfernen: sagt die Einladung ab und löscht alle Daten dieser Person zum Interview. Ein gebuchter Termin wird abgesagt. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
So funktionieren die automatischen Erinnerungen
Wenn beim Erstellen des Interviews automatische Erinnerungen aktiviert waren (Standard):
- Wer offene Themen hat und 3 Tage nicht aktiv war, erhält eine Erinnerung, frühestens 3 Tage nach der Einladung.
- Bis zu 3 Erinnerungen folgen im Abstand von 3 Tagen. Die dritte kündigt an, dass die Verantwortlichen informiert werden.
- Bleibt die Person weitere 3 Tage inaktiv, erhalten die Manager der Initiative oder die Person, die das Interview erstellt hat, eine E-Mail mit der Schaltfläche zum Erinnern.
Erinnerungen gehen zwischen 8 und 18 Uhr raus. Eine persönliche Erinnerung startet die 3 Tage neu, zählt aber nicht zu den automatischen. Ein gebuchter Termin hält Erinnerungen bis 2 Stunden danach zurück, ein verpasster Termin löst sofort eine Erinnerung aus.
Häufige Fragen
Eine Person hat die Einladung nicht erhalten. Was tun?
Bitte die Person, ihren Spam-Ordner zu prüfen. Nutze dann Einladung erneut senden oder kopiere mit Einladungslink kopieren den Link und schick ihn auf anderem Weg.
Darf ich den Link einer externen Person weitergeben?
Nein. Wer den Link hat, kann das Interview dieser Person führen. Schick ihn nur an die eingeladene Person.
Warum kann ich „Als abgeschlossen markieren“ gerade nicht nutzen?
Die Person braucht etwas Fortschritt, und solange das Interview läuft, geht es nicht. Warte, bis die aktive Sitzung beendet ist.
Kann ich mich selbst erinnern?
Nein. Erinnerungen gibt es nur für andere Teilnehmer, die noch nicht abgeschlossen haben.
Fragen? Schreib uns eine Nachricht, wir helfen gerne weiter!